ग्राहक अपनी आवश्यकताओं जैसे कि बैठने की क्षमता, आवश्यक्ता की कोटि, प्रकार, दौरा किए जाने वाला क्षेत्र, उद्देश्य, तिथि / किराए की अवधि आदि के ब्योरे देकर एक पत्र लिख सकते हैं। पवन हंस द्वारा ग्राहकों को उपलब्धता और अन्य नियम तथा शर्तों जैसे कि भुगतान की दशा, उपलब्ध प्रकार, कुल अनुमानित किराया प्रभार आदि के बारे में सूचित किया जाता है।